Być może trudno to sobie nawet wyobrazić, ale każdego dnia przez łącza internetowe przesyłane są miliardy różnych dokumentów. Większość z nich jest tak zabezpieczona, że nikt do tego niepowołany nigdy ich nie otworzy. Najskuteczniejsze zabezpieczenia swojej internetowej korespondencji stosują oczywiście największe korporacje, banki i państwowe instytucje. Ale o zabezpieczeniu dokumentów wysyłanych elektronicznie powinien pamiętać każdy.

Wysyłając mailowo dokumenty ustawmy poziom szyfrowania

wysyłki e-dokumentówAbsolutnie podstawowym zabezpieczeniem dokumentów wysyłanych mailowo jest ich szyfrowanie. Większość serwisów internetowych oferujących obsługę poczty mailowej umożliwia wysłanie maila z ustawionym poziomem szyfrowania. Takie szyfrowanie uniemożliwia włamanie się na skrzynkę i odczytanie zaszyfrowanej wiadomości. Wyróżniamy cztery poziomy szyfrowania a każdy z nich oznacza większy zakres zabezpieczenia wysyłanej wiadomości. Można też zrobić inaczej i zabezpieczyć każdy wysyłany dokument z osobna. Dokonując wysyłki e-dokumentów powinniśmy je w jakiś sposób zabezpieczyć. Nadanie hasła i szyfrowanie to dwa najprostsze sposoby, które to umożliwiają. Jeśli wysyłamy do kogoś ważne dokumenty to nadajmy im hasło. Przed wysłaniem dokumentów zadzwońmy do adresata i poinformujmy go telefonicznie o haśle, jakie nadaliśmy. Wtedy będziemy mieć praktycznie stuprocentową pewność, że nikt inny nie otworzy wysłanych w ten sposób dokumentów. Żyjemy w czasach, w których tradycyjną pocztą wysyła się chyba tylko kartki świąteczne. Wszystko inne wysyłane jest drogą elektroniczną. Niektóre dokumenty zawierają tak ważne informacje, że aż trudno sobie wyobrazić wysłanie ich bez odpowiedniego zabezpieczenia. Pamiętajmy też o tym, że każdy wysyłający dokumenty elektroniczne jest odpowiedzialny za zabezpieczenie zawartych w nich danych.

Chyba wszyscy już się przyzwyczaili do tego, że ważne dokumenty, pisma czy faktury otrzymujemy drogą elektroniczną. Jest to zupełnie naturalne, ponieważ dzisiaj nikt nie wyobraża sobie biegania na pocztę z listami. Co więcej – każdego dnia przesyłamy internetowo coraz więcej dokumentów. Ich zabezpieczenie hasłem lub szyfrowanie to absolutne minimum, o którym trzeba pamiętać. Musimy nauczyć się dbać o bezpieczeństwo zawartych w dokumentach elektronicznych danych.